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規約等
足利市国際交流協会個人情報についての内規
平成２２年７月２日制定
(趣旨)
第1条 この内規は、足利市国際交流協会(以下「協会」という。)の保有する個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この内規において、個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの又は特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるものをいう。
2 この内規において、情報とは、協会の役職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、協会の役職員が組織的に用いるものとして協会が保有しているものをいう。
(協会の責務)
第3条 協会は、個人情報の保護の重要性を認識するとともに、個人情報の取扱いにあたっては、この規約の趣旨にのっとり、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。
2 協会の役職員は、職務上知り得た個人情報を他人に漏らし、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(収集の制限)
第4条 協会は、個人情報を収集する場合は、個人情報を取り扱う事務(以下「個人情報取扱事務」という。)の目的を明確にし、当該目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により収集するものとする。
2 協会は、個人情報を収集するときは、本人から収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)本人の同意があるとき。
(2)法令又は条例(以下「法令等」という。)に定めがあるとき。
(3)出版、報道等により公にされているとき。
(4)国又は他の地方公共団体(以下「国等」という。)から収集する場合において、当該個人情報を収集することに相当の理由があり、かつ、本人の権利利益を不当に害するおそれがないと認められるとき。
(5)前各号に掲げるもののほか、本人以外のものから収集することに相当の理由があるとき。
3 協会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに人種、民族、門地その他社会的差別の原因となるおそれがある個人情報を収集してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)法令等に定めがあるとき。
(2)前号に掲げるもののほか、個人情報取扱事務の目的を達成するために必要があり、かつ、欠くことができないと認められるとき。
(利用及び提供の制限)
第5条 協会は、個人情報について、個人情報取扱事務の目的の範囲を超えて利用し、又は当協会以外のものに提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)本人の同意があるとき。
(2)法令等に定めがあるとき。
(3)出版、報道等により公にされているとき。
(4)前各号に掲げるもののほか、公益上の必要その他相当な理由があると認められるとき。
(5)協会規約第9条に定める役員会が特に必要があると認めたとき。
(提供先に対する措置要求)
第6条 協会は、個人情報を外部提供する場合において必要があると認めるときは、外部提供を受けるものに対し、当該個人情報の使用目的もしくは使用方法の制限その他の必要な制限を付し又はその適切な取扱いについて必要な措置を講ずるよう求めるものとする。
(電子計算機等の結合による提供の制限)
第7条 協会は、通信回線を用いて電子計算機その他情報機器を結合することにより、協会以外のものに個人情報を提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)法令等に定めがあるとき。
(2)その他業務上の必要があり、かつ、個人の権利利益を不当に害するおそれがないと認められるとき。
(適正な維持管理)
第8条 協会は、個人情報取扱事務を行うときは、次に掲げる事項について必要な措置を講じ、適正な維持管理に努めるものとする。
(1)個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲内で、正確かつ最新のものとすること。
(2)個人情報の漏えい、改ざん、滅失、き損その他の事故を防止すること。
(3)保有する必要がなくなった個人情報は、確実かつ速やかに廃棄し、又は消去すること。
2 協会は、前項に規定する維持管理を行うため、協会事務局長を個人情報管理責任者とする。
(委託に伴う措置)
第9条 協会は、個人情報取事務を委託しようとするときは、当該個人情報を保護するために必要な措置を講じなければならない。
(受託に伴う措置)
第10条 足利市等から事業を受託した場合における個人情報の取扱いは、委託者の個人情報に関する規定を準用することとし、当該個人情報を保護するために必要な措置を講じなければならない。
(苦情の処理)
第11条 協会は、当該協会の個人情報の取扱いに関する苦情に迅速かつ適切に対応するものとする。
(適用除外の個人情報)
第12条 この内規の規定は、協会において一般に公表等を行うことを目的として作成し又は取得した個人情報については、適用しない。
(他の法令等との調整)
第13条 この内規の規定は、法令等の規定により、自己の個人情報の閲覧、縦覧又は写しの交付等の手続が定められている場合については適用しない。
附 則
この内規は、平成22年7月2日から施行する。
